Lotus Document Manager : it’s time to rest! (Lotusphere Session ID 610)

Enzo Stanzione  February 8 2009 12:56:04 PM

Lotus Document Manager : lo mettono a riposo. (Lotusphere Session ID 610)

Dalla lontana versione 2.0 del  1997 (anno più, anno meno)  ho sempre considerato il Lotus Document Manager (anche conosciuto Domino.Doc) un prodotto di punta nel mondo Lotus per la gestione documentale di tipo "strutturato". Infatti l'organizzazione in librerie,raccoglitori,cartelle e documenti, permetteva agli utenti di creare delle base dati documentali tematiche, e sopratutto che rispecchiavano il concetto del così detto "faldone".

Lotus Document Manager era nato per soddisfare l'archiviazione di documenti di qualsiasi tipo, e le caratteristiche principali erano le seguenti (almeno le più evidenti ed importanti) :

• storage di tipo *.NSF
• creazione di subform dette "metadati" che estendevano i campi base descrittivi standard, valorizzando ulteriormente il documento a livello di peso, processo e ricerca
• creazone di siti (server Domino aggiuntivi) dipartimentali, cioè mediante la replica si potevano distribuire le librerie su altri server fisicamente esterni all'azienda e quindi remoti
• gestione del ciclo di vita del documento e manutenzione delle versioni
• gestione del workflow ache in modo avanzato
• integrazione con sistemi di backup IBM
• gestione della sicurezza in modalità sofisticata e capillare
• ricerca del documento in modalità semplice od avanzata mediante il full text search di Domino
• personalizzazione delle viste, mediante @formula, ed in modo avanzato con lotus script (ovviamente essendo un prodotto nativo Domino) , o meglio era possibile una verticalizzazione spinta della libreria per risolvere problematiche di archiviazione anche complesse, ad esempio poteva essere lo storage di applicazioni Lotus Notes sviluppate da terze parti ecc.
• gestione tramite client Lotus Notes per la modalità full, cioè sfruttando tutte le funzionalità presenti nel sistema e per la sua amministrazione e configurazione
• gestione e consultazione tramite browser (anche se con alcuni limiti)
• integrare la libreria con l'esplora risorse di Windows tramite un connettore dedicato

Per anni, il Document Manager della Lotus, ha assolto egregiamente il fine per cui era stato creato, e oggi nel 2009, al Lotusphere (sessione ID610) , ci hanno confermato (vi era già il sospetto da tempo) che verrà dismesso, lo metteranno a riposo.

Oggi, con la necessità di dover scegliere un'alternativa valida vi sono delle considerazioni da fare in merito. e non è affatto semplice.

Un fattore molto importante , ed è proprio il mio caso, è verificare se si è usato Lotus Document Manger "as is", cioè come veniva proposto a livello di template base (senza modificare nulla) , oppure se lo si è personalizzato, non tanto dal punto di vista dei così detti "metadati" (come descritto precedentemente), ma creando agenti, report e verticalizzazioni di ogni sorta (integrazioni di applicazioni ad hoc ). Personalmente mi trovo in una situazione dove ho installazioni in produzione da anni, e che si sono, per vari motivi, evolute oltre gli standard.

Pertanto la situazione che mi trovo, oggi, ad affrontare è la seguente :

"Indipendendentemente dai contenuti, cioè subform "metadati" ed allegati (che verranno migrati), cosà potrò fare per le personalizzazioni sviluppate in LotusScript o con @formula, che mi sono servite per estendere alcune funzionalità, come ad esempio creare report statistici sul ciclo di vita di gruppi di documenti, esportare i documenti processati in altre applicazioni, magari di pubbilcazione Web, restituire il risultato di un WorkFlow alle mie applicazioni, magari di tipo gestionale?".

Queste sono alcune tra le domande che mi sono fatto il giorno 19 gennaio 2009 tra le 11.00 e le 12.00 (ora locale) nella sala Mockingbird ad Orlando, cioè al Lotusphere.
Panico? All'inizio (sono sincero, sì) poi mi sono riproposto di analizzare in modo freddo ed analitico la situazione, seguendo attentamente cosa IBM ci proponeva. Vorrei farvi un breve panoramica di cosa cambierà e di cosa si potrà fare per  prendere una decisione ,e sopra ogni cosa che soluzione documentale si potrà scegliere in alternativa (restando sempre in casa IBM) per migrare le basi dati create in tutti questi anni.

Vediamo ora la Road Map relativa alla dismissione di Lotus Document Manager e delle alternatiche che IBM ci propone per la migrazione. Analizzeremo quello che riguarda la migrazione di sistemi Lotus Document Manager standard (cioè non personalizzati) e quello che riguarda la migrazione di sistemi Lotus Document Manager personalizzati.

Road Map di dismissione Lotus Document Manager :

• Rimozione dal listino software, Maggio 2009
• End of service Settembre 2012
• Possibilità di estensione della manutenzione (per due o tre anni) dopo la data di End of Service Settembre 2012
• Migrazione delle licenze Lotus Document Manager in automatico vs IBM Lotus Quickr prima di Maggio 2009 o subito dopo, l'importante è che il cliente abbia una Active Maintence Agreement.
• Succesivamente alla data di Maggio 2009 si può scegliere tra le seguenti opzioni :
• IBM Content Manager Collaboration Edition + Lotus Quickr utilizzato come frontend
• IBM Filenet Content Manager Collaboration Edition + Lotus Quickr utilizzato come frontend
• Attenzione : se non avete l'Active Maintence Agreement vi conviene valutare di riattivarlo perima del Maggio 2009.
• Redbook di Self-Assessment disponibile entro Maggio 2009
• Tool di migrazione entro Maggio 2009 e gratuiti e saranno diponibili per personale IBM e Business Partner qualificati
• Inizialmente si procederà con la migrazione da Lotus Document Manager 6.5.1 e 7.0 vs Lotus Quickr service for Domino
• Succesivamente, tramite Business Partner saranno diponibili tools di migrazione vs Lotus Quickr service for J2EE, IBM Content Manager, IBM Filenet
• I servizi di migrazione saranno foriti da ISSL o dai Business Partner stessi.
• Sarà diponibile un wiki pubblico dedicato alla problematica di migrazione
• Sarà diponibile la lista dei Business Partener qualificati.

Passato l'attimo di panico (come prima accennavo) , ascoltato attentamente il piano di azione per la migrazione, mi sono sicuramente risollevato, pur restando dell'idea che tutto quanto elencato va benissimo ed è ineccepibile per chi ha usato Lotus Document Manager senza intervenire sulla struttura base, cioè senza alterare i template standard.

La prima slide che vi propongo riguarda la "comparazione" tra Lotus Document Manger e Lotus Quickr service for Lotus Domino, e rappresenta in modo approfondito le funzionalità relative alla struttura e alla programmazione dei due ambienti:





Nota : non è più possibile utilizzare le Formula e VB, pertanto se avete personalizzazioni in questo ambito, è il caso di rivedere il tutto ed adattarlo alla logica di Quickr.
Qualcosina, non proprio trascurabile, riguarda la sicurezza a livello di struttura, e cioè delle Library,Cabinet, Binder e Documents da una parte ed il corrispettivo Server,Place,Room e Document dall'altra. La struttura è leggermente diversa. Anche qui c'è da fare parecchio lavoro di adattamento. Importante è l'imminente rilascio di un fix pack per Lotus Document Manager relativamente all'integraione con Office 2007. Anche questo aspetto è molto importante, ed è un'ottima notizia.

La seconda slide che vi propongo riguarda un esempio di migrazione tra Lotus Document Manager e Lotus Quickr (non specificato se per Domino e J2EE, da verificare)





Si può notare chiaramente  che il processo di migrazione, di corrispondenza tra i due ambienti è pressochè paritetico, ed apprezzo lo sforzo di IBM nel mettere in condizione chi deve migrare a non dovere cambiare totalmente la logica cui abituato in precedenza. Ritengo che per la parte della migrazione da Lotus Document Manager vs Lotus Quickr, si debba fare un pò di formazione, per migrare anche il modo di pensare/operare tra un ambiente e l'altro. Sarebbe inopportuno, attenersi meramente alla migrazione del dato senza un chiaro e valido piano di formazione per gli amministratori e gli utenti finali.
Ecco che sia IBM che i Business Partner qualificati, saranno risorse molto importanti in questo delicato cambiamanto di prodotto, logica operativa ed impatto sull'azienda.

La terza slide che vi propongo riguarda la "comparazione" tra Lotus Document Manger e IBM File Net Content Manager  e IBM Content Manager. Qui il raffronto diventa un po più complesso, in quanto stiamo parlando innanzi tutto di ECM (Enterprise Content Management) e poi perchè i due prodotti di Content Management, sono molto completi e complessi e senza dubbio rivolti ad un pubblico evoluto, quindi Enterprise (anche se soluzioni Enterprise si possono utilizzare in realtà ben strutturate, anche se di medie dimensioni).





Pur conoscendo bene IBM Content Manager, ed avendo da poco intrapreso la valutazione approfondita di IBM File Net Content Manager, mi sento di dire che la migrazione da Lotus Document Manager a queste due soluzioni documentali enterprise, prevede una attenta valutazione, una buona analisi , sopratutto sull' impatto organizzativo e sulla infrastuttura hardware a supporto del sistema. Tutto da valutare, in definitva. Ma non impossibile da realizzare.

L'ultima slide, la quarta, riassume a livello temporale, dove si arriverà da qui al 2012, e vi faccio notare, la colonna relativa al Quickr "next", che ritengo sia il punto di arrivo, e che è molto vicino.





Nota : TUTTE LE IMMAGINI QUI RIPORTATE INDICANO CHE LE TEMATICHE SONO PURAMENTE INDICATIVE E SOGGETTE A VARIAZIONE. IL REDBOOK DI SELF ASSESSEMENT SARA’ LA BASE DI PARTENZA UFFICIALE.

Update 10-02-09 : Software withdrawal and support discontinuance: Domino Document Manager  


Conclusione

In definitiva mi sento di dire che il piano di migrazione così come proposto da IBM sia indubbiamente molto valido e ben strutturato.
E' molto importante che sia stato annunciato il piano di formazione anche per i Business Partner che siano interessati in questa fase delicata, e che ci sia anche IBM in prima linea per far sì che tutto sia garantito a beneficio di chi da anni aveva creduto ed utilizzato un prodotto, IBM Lotus Document Manager, che è sempre stato molto avanti e completo rispetto ad altri, e per mantenere continuità nella piattaforma Domino con una alternativa, IBM Lotus Quickr, che sta crescendo e si sta consolidando con una rapidità che fa ben sperare, sopratutto per chi ha ancora dei dubbi.
Mi riprometto, visto che l'argomento mi interessa in particolar modo, di parlarne ancora, magari con una veste decisamente tecnica.

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